Microsoft Whiteboardで使える「テンプレート」一挙紹介
オンライン会議をより快適にしてくれるホワイトボードアプリ「Microsoft Whiteboard」。
今回はその中に収録されている「テンプレート」を、全種類一挙に紹介します。
もくじ（CONTENTS）
テンプレートの利用手順
まずはマイクロソフト・ホワイトボードのテンプレートを利用する方法・手順についてご紹介します。
- ツールバーの「＋」（挿入メニュー）をクリック
- その中から「テンプレート」を選択します。
- プレビュー画面が開き、テンプレートの一覧プレビューが表示
- 使いたい「テンプレート」を選択する。
すると、ホワイトボード上にテンプレートが表示されます。
ホワイトボードに収録されているテンプレートの種類
マイクロソフト・ホワイトボードには、「ブレーンストーミング」「SWOT分析」…等、現在12種類のテンプレートが収録されています（2021年7月現在）。ひとつずつ紹介していきましょう。
１：ブレーンストーミング
ブレーンストーミングとは、お互いのアイデアを連鎖的につなげ、沢山のアイデアを生み出していく手法です。
【ブレーンストーミング４つのルール】
- 質より量を重視する
- 他人のアイデアを批判しない
- 自由奔放に発想する
- 他人のアイデアへの便乗歓迎
ブレーンストーミングについてもっと知りたい方は、こちらの記事も御覧ください。
２：かんばん
かんばん方式とは、簡単な板切れ（かんばん）を使い、タスク管理を行う手法です。
本来は、日本のトヨタ自動車が生み出した生産管理の手法のひとつ。
マイクロソフトのタスク管理アプリ「プランナー」にも「かんばん」が採用されています。
【かんばん３つのルール】
- 作業を視覚化する
- 進行中の作業を限定する
- 進行を妨げているタスクを特定する
３：振り返り
会議や研修等の「振り返り」を行う時に便利なテンプレートです。
「適切に行われた点」「改善点」「別の方法で行うべき点」等を付箋に書き出していきます。
【適切な振り返り４つのルール】
- 自分のコトだけではなくチーム全体のコトを含める
- 問題点を特定して解決策に重点を置く
- 改善点を１つ見つける
- 確実にフォローアップを行う
４：効果的な会議
有益な会議を実施するために作成するチェックリスト的なテンプレート。
会議本番前に参加者全員に事前配布しておくのもよいでしょう。
【効果的な会議を実施するためのヒント】
- 議題を定義する
- 時間に注意する
- 全員が意見を言いやすい雰囲気をつくる
- フォローアップの経過を追う
- 議題の範囲外のものを把握する
５：SWOT分析
SWOT分析は、経営環境を分析する際等に使われる手法です。
まずは自社の「強み（Strength）」と「弱み（Weakness）」を冷静に分析（内部環境分析）した上で、市場の「機会（Opportunity）」と「脅威（Threat）」を探ります。
【SWOT分析のベストプラクティス】
- 競合他社と比較してSWOTを特定する
- 各評価点につき３～６項目に制限する
- 各評価点項目の優先度を設定する
- 意見ではなく事実を利用する
６：プロジェクトプランニング
プロジェクトを立案する時に使うテンプレート。
プロジェクトの目的・成果物を明確にすると共に、関係者などを特定するために使います。
【効果的なプロジェクトプランニングのヒント】
- 明確な目的を設定する
- 主要な成果物と関係者を特定する
- リスクと依存関係を特定する
- 範囲外のものを把握する
７：プロジェクトのマイルストーン
マイルストーンの元の意味は、道路等に置かれている標識のことで、起点からその標識までの距離を表示します（別名：里程標）。
ビジネスでは「中間目標」の意味で使われています。
【プロジェクトのスケジュールを設定する４つのステップ】
- 明確な目標を設定する
- マイルストーンを定義する
- 期間を設定する
- 関係者と定期的に確認を行う
８：問題解決
問題の解決策を探る時に使われるテンプレート。
「問題点の把握」「発生した理由」「次に起こるべきこと」「再発防止策」を記入します。
【効果的な問題解決のためのヒント】
- １つの問題に集中する
- 考えられるすべての原因を把握する
- 解決策についてブレーンストーミングを行う
- 問題が再発した場合の認識方法を特定する
- フォローアップの経過を追う
９：ＫＷＬ表
KWL表とは、教材の学習効果を高めるために使われる教育手法のひとつです。
- Ｋ列…知っていることは何か（What I know）
- Ｗ列…知りたいことは何か（What I want to know）
- Ｌ列…知ったことは何か（What I learned）
を書き込こんでいくことにより、効果的な学習を促します。
【KWL表を使用するためのヒント】
- 幅広く考えて量を重視する
- 既に知っていることについて事前にブレストを行う
- W列に質問を追加する
- 複数のリソースを使用して質問に回答する
10：週間プランナー
一週間の計画を作成するために使うテンプレートです。
【週間プランナーの使い方のヒント】
- 行いたい事をまとめる
- 事柄を各日にドラッグして、１週間の計画を立てる
- 途中で計画が変更になった場合、事柄を別の日に移動する。
（補足）
週間プランの作成については、「Microsoft Whiteboard」より、「Outlook」「Planner」「To-do」等のスケジュール管理アプリを使った方が便利です。
11：共感マップ
共感マップとは、ペルソナ視点で感情や行動を整理することによって、ユーザーのニーズを明らかにするために使われるフレームワークです。
【共感マップ作製のヒント】
- 製品を操作している時のユーザー体験を考察する
- ユーザーの「言っている事」「考えている事」「している事」「感じている事」を分けて書き出す
- 製品のペルソナごとに共感マップを作成する
12：ペルソナビルダー
顧客のペルソナを明確にするために使われる手法。
ペルソナは、「氏名」「年齢」「職業」「趣味」「好物」「こだわり」などを設定し、仮の顧客像をつくります。
【ペルソナ設定のヒント】
- ユーザーに関するアイデアやデータを取り込む
- 重要な詳細（好み・こだわり…等）の詳細に着目する
- リサーチを実施して仮説を検証する
まとめと感想
今回は、マイクロソフト・ホワイトボードに収録されている「テンプレート」12種類を紹介しました。いかがだったでしょうか？
これらフレームワークのテンプレートを利用することによって、会議やミーティングがスムーズに進むことから、私はよく使っています。
皆さんも是非、テンプレートを使ってみてください。
（補足）
マイクロソフト・ホワイトボードの使い方や操作方法について、もっと詳しく知りたい方は、こちらの記事を御覧ください。
