オンライン会議・研修を盛り上げる「チェックイン」のやり方とお題

いよいよ今年も新年度・新学期が始まりました。

新しいメンバーを迎えたチームやクラスも多いでしょう。

「新入部員オリエンテーション」「新入社員研修」…等、何かとミーティングの機会が多い時節です。

本来は、教室や会場で行うハズのミーティングが、コロナの影響もあり「今年はオンラインで!」

そんなチームも多いのではないでしょうか…

そこで今回は、オンライン会議を盛り上げてくれる「チェックイン」のやり方とお題について紹介します。

チェックインとは?

「チェックイン」とは、会議や研修の開始前に行う「ちょっとしたウォーミングアップ」のことです。

具体的には「あなたの好きなご飯のお供は?」等、特定のお題について、参加者全員が順番に発表するのが基本パターンです。

チェックインと言えば、本来、ホテルや飛行機等の利用前に行う手続きのことですが、これをミーティングの前にも行い、まずは気持ちの切替えを促します。

チェックインの目的

チェックインを行うことによって、参加者の緊張感をほぐし、気持ちのスイッチを切り替えてもらうのですが、

それに加えて、以下の目的があります。

目的1:参加メンバーの参画意識の向上

「案内が来たから参加する…」「いつもの会議だから参加する…」そんな消極的な雰囲気を打ち消し、「これまで温めていたアイデアを発表するぞ!」…等、積極的な参画する意識を高めるため。

目的2:安心して発言できる場づくり

上下関係等を脇に置き、新入メンバーからリーダーまで、フラットな立場で、誰でも自由に発言できる雰囲気を作り出すため。

以上がチェックインの主な目的ですが、

「佐藤君、頑張っているな!」

「渡辺さんは、何か悩みでもあるのかな?」等、

「メンバー相互の状況把握」を行うためにチェックインを活用することもあります。

オンラインミーティングにチェックインは必須

リモートワークやリモート授業等が導入され、必然的にミーティングもオンラインで行う機会が増えてきました。

私は、「オンラインミーティングこそチェックインが必須」と考えています。

その理由は、会議室等で行うリアルミーティングと比べ、

  • 「場所の共有がない」ため、参加意識が希薄になる。
  • 「目線でサインを送る等」、非言語メッセージのやり取りが困難。

要するに、オンラインでは、日本人得意の「以心伝心」が使えず、「言葉」を使ってコミュニケーションを図る必要があるからです。

だからこそ、チェックインを行い「参画意識」を高め、「自由に発言できる場」をつくる必要があるでしょう。

オンラインで行う際の「基本ルール」

オンラインでチェックインを行う際には、特有のルールがいくつかあります。

ルール1:ファシリテーターがしっかり進行

リアル会議の場合、自然発生的にチェックインが行われ、場の雰囲気が作られることもあります。

しかしオンラインミーティングでは、そんなケースはありません。

会議の進行役(ファシリテーター)がしっかりと音頭を取って行うようにしましょう。

ルール2:発言開始時に「名前」・締めは「以上です」

オンラインでは「今、誰が発言しているのか」「その人の発言は、一旦終了したのか」等を把握するのに戸惑うケースがあります。

そのため、進行役以外の参加者には、発言開始時に「名前」を、発言終了時に「以上です」と言ってもらいましょう。

ルール3:リアクションは大げさに

オンライン会議は、カメラをオンにしていても、相手の表情やリアクションを確認しにくいことがあります(特に画面の小さいデバイスの場合)。

そのため普段より少し大げさな表情やリアクション(微笑ではなく大きな笑顔、拍手のジェスチャー等)を行うよう参加者に呼び掛けます。

会議システム搭載のリアクションアイコン表示機能(拍手・サムズアップ・ハート等)も積極的に使いましょう。

上記3つのルールは、オンライン会議全体に通じる共通ルールです。

それに加えてチェックイン時には…

ルール4:全員が発言する(重要)

発言したい人、進行役が指名した人が発言するのではなく、「順番に全員が発言する」のが絶対です。

進行役は全員に発言が回るよう注意して進めましょう。

オンラインで行う際の「やり方・手順」

基本的なチェックインのやり方・手順は、オンラインでもリアルでも同じです。

【手順1】チェックインの「開始」を告げる

進行役は、参加者に対して「これからチェックイン」を始める旨を伝えます。

初めてのメンバーがいる場合は、前述の「チェックインとは何か?」「オンラインで行う際の基本ルール」についてもアナウンスします。

【手順2】チェックインの「お題」を発表する

進行役は、今回みんなに話してもらう「お題」を発表する。

そのお題について話すのが難しい等の意見が出た場合、「お題」を変更するのもあり。進行役は、このような事態に備えて、「複数のお題」予めストックしておきましょう。

【手順3】チェックインの「順番」を決める

進行役は、話す順番を決めて参加者にアナウンスします。リアル会議の場合、「田中さんから時計回りで」等の指示ができますが、オンラインの場合、これらの方法が使えません(理由:デバイス毎に、画面の見え方が異なるケースがあるため)。

進行役が「順番の決め方」をアナウンスし、その都度指名するのがよいでしょう。

順番の決め方:例

・進行役のPCに表示された参加者一覧の上から順番に指名。

・1月生まれの方から順番に(1月から12月へ)

・北の国から順番に(北海道から都道府県を南下)…等

【手順4】「お題」について「全員」が話す

決定した「お題」に関するエピソードを、ひとり1分以内程度で順番に話してもらいます。

参加者がイメージしやすいよう、まずは進行役が手本として最初に発表するのが良いでしょう。

【手順5】チェックインの「終了」を宣言する

進行役は、参加者に感謝の意を表した後、チェックイン締めくくります。その後、「会議・研修」の本編を開始します。

チェックインのネタ「お題」

お題(ネタ)は、ミーティング本編と直接関係ないものでもOKです。

ただし、全員が参加できない「難しいもの」「マニアック過ぎるもの」等はNGです。

参加者が「お題」を決めるやり方もありますが、個人的にはオススメしません。

(参加者の多数決で決めた場合、「性的な話題」等、相応しくないものが選ばれるケースも)

参加者の構成等も配慮して進行役が事前に決めておくようにしましょう。

今回は、カテゴリー別にお題の具体例を紹介します。

パターン1:衣食住…等、日常生活にまつわるお題

  • 好きな食べ物について
  • 苦手な食べ物について
  • 好きな「ご飯のお供」は?
  • 最近購入した「洋服」について
  • クールビズについてどう思う?
  • お気に入りの「自宅での過ごし方は?」

パターン2:季節や時節のイベントにまつわるお題

  • あなたの好きな季節は?
  • 「3月と言えば…」
  • 「●●の秋」と言えば…
  • 桜から連想するエピソードについて
  • 夏休みの想い出について
  • お正月やすみの過ごし方

パターン3:参加者の想い出や心情にまつわるお題

  • 小学校の頃、よく遊んだ外遊びは?
  • あなたの想い出の一曲は?
  • 学生時代、一番うれしかったコト
  • 社会人になって、一番つらかったコト
  • 今までの人生で一番、悲しかったコト
  • この世の無常を感じる時

パターン4:参加者の故郷・地元にまつわるお題

  • あなたの地元のB級グルメ
  • あなたの地元のオススメ観光スポット
  • あなたの地元の街紹介
  • あなたの地元の産業

故郷・地元ネタは、全国から参加者が集まる研修会等で行うと盛り上がります。

ただし地元ネタでも、既に全国的に有名な観光地やグルメを紹介する際は、ひと工夫して紹介してもらうよう参加者にお願いしましょう。

BADな例

私の地元、千葉のオススメの観光スポットは「東京ディズニーリゾート」です。

日本を代表するテーマパークで、「東京」となっていますが、実は千葉県にあります。

東京観光の際には、千葉にある「夢の国」にも是非お立ち寄りください。

(みんなが知っている有名スポットなので、誰も驚かない。)

(取り上げるなら、各アトラクションの魅力や周辺情報等、もっと具体的なエピソードを加える。)

GOODな例

私の地元、大阪の有名なB級グルメは、「たこやき」ですが、私がオススメするのは「肉吸い」です。

ひとことで表すと、「肉うどん」から「うどん」を取り除いたものです。

発祥の由来は、なんば花月に出演する吉本興業の芸人さんが、花月の近所にある「ちとせ」という大衆食堂で、「肉うどん、うどん抜きで」と注文したことから始まったと言われております。

大阪ミナミにお越しの際は、是非「肉吸い」をご堪能下さい。

なんばグランド花月内の飲食店街でも「ちとせの肉吸い」を堪能できますが、私のオススメは数百メートル離れた「ちとせ本店」です。

昭和レトロの大衆食堂が、路地裏で営業を続けています。

(あえて少しマイナーものを紹介し、エピソードを加えるコトで、聞き手の驚きと関心を引き寄せることができる)

「お題」の事前告知について

この他にも、チェックインのネタ(お題)は、無数にあります。

チェックインのネタは、前述の通り「誰でも回答できるお題が基本」です。

しかし、あえて参加者が即答するのが難しいお題にチャレンジするのも、たまにはよいと思います。

そんな時は先にテーマ(お題)を発表しておきましょう。

チェックインは「何人まで出来るの?」

チェックインは、研修から会議まで、様々なミーティングで行うことができます。

しかし「全員発表が原則」ですから、時間を配慮すると15名程度での実施が限界です。

それ以上の大勢が参加する会議・研修では、無理して行う必要はありません。

ウォームアップが必要な時は、他の手法で行いましょう!

チェックインを習慣化するとチームが変わる

チェックインは、「普段の定例会議」等で継続して毎回行うのがオススメです。

習慣化することで、話しやすい雰囲気が芽生え、少しずつチームが活性化されるのが実感できます。

今回のまとめ

  • チェックインとは、ミーティング開始前に行うウォームアップ
  • その目的は、「参画意識の向上」と「話しやすい場づくり」
  • 参加者全員が1分以内程度で「決められたお題」について話す
  • 「お題」は参加者全員が無理なく話せるものをチョイス
  • チェックインを習慣化するとチームが変わる

今回は、オンラインで行う「チェックイン」について紹介しました。

ズームやスカイプ等、オンライン会議ツールの使い方等について、もっと知りたい方は、こちらの記事も御覧ください

今回も最後まで御覧頂き、ありがとうございました。

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